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西南学院大学の取り組み
個人情報の取扱い手引
個人情報の取扱いには、一人ひとりの心がけと慎重な行動が求められます。
以下に示すのは、遵守が必要だと考える基本的な取扱い手引です。
各学校の業務遂行上の特性に鑑み、業務の円滑な遂行のために特に必要が求められる場合には、故意や過失による個人情報の漏洩や滅失等が発生しないような手当てを行ったうえで、各学校独自の運用を行ってください。- （1）個人情報の入手について
- ①学生等から、個人情報を取得する場合には、使用目的、管理方法をできるだけ具体的に示し、可能な限り同意を得るようにして下さい。
- ②個人情報を本人以外から入手する場合は、信頼できる個人情報取扱事業者（プライバシーマーク取得業者を推奨）から適正な方法によって収集された情報を入手するようにして下さい。
- （2）正確性の確保
- ①各部署において個人情報の入手から利用、管理、廃棄までの経路と、個人情報を掲載した書類を一覧化して、把握して下さい。
- ②上記（2）①で一覧化した書類は総務部総務課へ提出し、総務部総務課は学院の個人情報に関する書類を一覧化して、把握してください。
- ③利用目的を達成できるように、個人情報を正確な最新の内容として保有するようにして下さい。
- （3）安全管理
- ①個人データの漏洩や滅失を防ぐために、以下の項目を遵守して下さい。
- i．空室にする際には、部屋、机、書棚等個人情報の保管場所を施錠して下さい。
- ii．部屋、机、書棚、コンピュータ画面上には、個人情報を放置しないで下さい。
- iii．コンピュータは、外部へ持ち出されないように配慮して下さい。
- iv．個人情報の学外への持ち出しは原則として禁止します。
- v．個人のコンピュータのハードディスク、FD・CD・MOなどの記録媒体への個人情報蓄積は原則として禁止します。やむを得ず蓄積する際には、ID、パスワード及びアクセス制限等の管理を徹底し、その取扱いに十分留意して下さい。
- vi．蓄積された個人情報を個人利用を目的に複製、加工することは禁止します。
- vii．ネットワークで管理される個人情報はID、パスワード及びアクセス制限等の管理を徹底し、その取扱いに十分留意してください。
- viii．ネットワークで管理される個人情報は紛失、滅失、漏洩及び改ざんに備えて、定期的にバックアップを行なって下さい。
- ix．個人情報保管エリア内に学生等を入れる場合には、過失による個人情報の紛失、滅失、漏洩及び改ざんを防ぐため、不必要な個人情報を放置しないで下さい。
- ②個人情報の移送
- i．個人情報を移送する場合には、原則として移送に関与する者、時間、目的及び内容を学院所定の記録紙に記録して、可能な限り上長の許可を得て下さい。
- ii．個人情報を宅配便等で輸送する場合には、個人情報の保護が十分保証できる学院指定の業者を利用し、送付状及び受取伝票を保管して下さい。
- iii．個人情報を電子メール等で送信する場合には、個人情報の保護が十分保証できる学院指定電子メールを使用して下さい。
- iv．個人情報を電子メール等で送信する場合には、メールアドレス、TO、CC、BCCの入力及び送信先を確認して下さい。
- v．個人情報を電子メール等で送信する場合には、パスワード管理による圧縮ファイルの利用を推奨します。
- ③個人データの漏洩を防ぐために、同意を得ていない第三者への提供は行なわないで下さい。
- ④個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、所定の様式に従い、信頼できる個人情報取扱い事業者（プライバシーマーク取得業者を推奨）と個人情報の保護に関する契約を締結した後、委託して下さい。
- ⑤個人情報の取扱いについての問合せには、総務部総務課が責任を持って対処し、定期的に個人情報保護委員会へ報告して下さい。
- ⑥個人情報の取扱いについてのクレームには、総務部総務課が責任を持って対処し、遅滞なく個人情報保護委員会に報告するとともに、必要な場合は危機管理委員会へ報告して下さい。
- ⑦個人情報の取扱いについて、法令義務違反を指摘された場合には、至急、総務課長へ報告して下さい。
- ①個人データの漏洩や滅失を防ぐために、以下の項目を遵守して下さい。
- （4）開示、訂正
- ①保有している個人情報の利用目的、開示等に必要な手続き及び苦情の申し出先等は、本人が知ることができるようにしておく必要があります。
- ②本人から申し出があった場合には、開示できない相当の理由がある場合を除き、定められた方法で本人であることの確認を行なった後、保有している個人情報を開示する必要があります。
- ③法令の定めにより、又は業務を遂行する上で、著しい支障を来すと個人情報保護委員会が認めた場合には、その理由を開示請求者に文書で提示して、全部又は一部を開示しないことができます。
- ④保有している個人情報の内容に誤りがあるときは、本人からの申し出に応じて、訂正などを行なう必要があります。
- （5）教育、研修
- ①法人及び各学校の長は、学院構成員に個人情報の保護意識を徹底するために、教育や研修を行なう必要があります。
- ②学院構成員（教職員・学生）は、個人情報の取扱いについて上記（1）から（4）に関する必要な知識を自発的に学ぶ必要があります。
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